Was ist Wartungsanleitung?

Was gehört in eine Wartungsanleitung?

Eine vollständige Wartungsanleitung beantwortet für jede Tätigkeit vier Fragen: was zu tun ist, wann es zu tun ist, womit es zu tun ist und wer es tun darf. Daraus ergeben sich sieben Pflichtbestandteile:

• Wartungsumfang: die einzelnen Tätigkeiten, handlungsorientiert und in der Reihenfolge der Ausführung beschrieben.
• Wartungsintervalle: zeit- oder nutzungsabhängige Angaben, etwa alle 500 Betriebsstunden oder halbjährlich.
• Sicherheitsmaßnahmen: Freischalten, Sichern gegen Wiedereinschalten, Restenergien abbauen sowie die erforderliche Schutzausrüstung.
• Qualifikation des Personals: welche Arbeiten eine Elektrofachkraft, eine unterwiesene Person oder der Hersteller-Service ausführen muss.
• Hilfs- und Betriebsstoffe: Schmierstoffe, Filter und Reinigungsmittel mit Spezifikation und Menge.
• Werkzeuge und Ersatzteile: benötigte Werkzeuge sowie die Verschleißteile, üblicherweise mit Verweis auf einen Ersatzteilkatalog und Explosionszeichnungen.
• Nachweisführung: Wartungsprotokolle und Checklisten, mit denen der Betreiber die durchgeführten Arbeiten dokumentiert.

Wartung, Inspektion, Instandsetzung – wie grenzt DIN 31051 die Begriffe ab?

Die DIN 31051 definiert Instandhaltung als Oberbegriff und gliedert sie in vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Die Wartungsanleitung deckt davon ausschließlich die erste Grundmaßnahme ab.

• Wartung verzögert den Abbau des vorhandenen Abnutzungsvorrats – etwa durch Reinigen, Schmieren oder Nachstellen.
• Inspektion stellt den Ist-Zustand fest und beurteilt ihn, greift aber nicht ein.
• Instandsetzung stellt den Soll-Zustand wieder her, nachdem ein Schaden eingetreten ist.
• Verbesserung steigert die Funktionssicherheit, ohne die geforderte Funktion zu verändern.

Diese Abgrenzung ist in der Praxis mehr als Wortklauberei. Wer Wartung und Instandsetzung im selben Kapitel vermischt, erzeugt Anleitungen, die das Instandhaltungspersonal zu Eingriffen verleiten, für die es nicht qualifiziert ist – ein häufiger Befund in Dokumentationsaudits.

Ist eine Wartungsanleitung gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Für Maschinen verlangt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG in Anhang I, dass die Betriebsanleitung Angaben zu Wartung und Instandhaltung enthält, einschließlich der Sicherheitsmaßnahmen während dieser Arbeiten. Ohne diese Angaben ist die Betriebsanleitung unvollständig – und damit auch die Grundlage der CE-Kennzeichnung angreifbar.

Ab dem 20. Januar 2027 löst die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 die Maschinenrichtlinie ab. Die Anforderung an Wartungsinformationen bleibt bestehen; neu ist vor allem, dass die Bereitstellung in digitaler Form zum Regelfall wird. Konkretisiert werden die inhaltlichen Anforderungen durch Normen wie die DIN EN ISO 20607 für Betriebsanleitungen im Maschinenbau und die IEC/IEEE 82079-1 für die Gestaltung von Nutzungsinformationen.

Wartungsanleitung oder Betriebsanleitung – was ist der Unterschied?

Die Betriebsanleitung deckt den gesamten Lebenszyklus eines Produkts ab, von Transport und Montage über den Betrieb bis zur Entsorgung. Die Wartungsanleitung ist ein Ausschnitt daraus und betrachtet nur die Instandhaltungsphase. Der entscheidende Unterschied liegt in der Zielgruppe: Die Bedienungsanleitung spricht den Bediener an, die Wartungsanleitung das technisch qualifizierte Instandhaltungspersonal.

Ob die Wartungsanleitung ein eigenes Dokument wird, ist eine Frage des Produkts. Bei einfachen Geräten genügt ein Kapitel. Bei Anlagen mit umfangreichen Wartungsplänen, mehreren Gewerken und externen Servicepartnern ist ein separates Dokument sinnvoll, weil es eigenständig verteilt und aktualisiert werden kann.

Wie ist eine Wartungsanleitung aufgebaut?

Der Aufbau folgt der Logik des Wartungsvorgangs, nicht der Struktur der Maschine. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Sicherheitskapitel mit den Maßnahmen, die vor jeder Wartung gelten.
2. Wartungsplan als Tabelle: Tätigkeit, Intervall, Qualifikation, Hilfsstoff, Verweis auf die Detailbeschreibung.
3. Detailbeschreibungen der Tätigkeiten, jeweils als abgeschlossene Handlungssequenz mit Voraussetzungen, Schritten und Abschlussprüfung.
4. Verschleißteile und Hilfsstoffe mit Spezifikationen.
5. Protokollvorlagen für den Nachweis.

Warnhinweise stehen dabei immer unmittelbar vor dem Handlungsschritt, auf den sie sich beziehen – nicht gesammelt am Kapitelanfang. Ein Warnhinweis, den die Leserin erst zehn Seiten später braucht, wirkt nicht.

Wer erstellt eine Wartungsanleitung?

Erstellt wird die Wartungsanleitung von der Technischen Redaktion, inhaltlich zugeliefert von Konstruktion, Service und Arbeitssicherheit. Die Redaktion übersetzt verstreutes Fachwissen in eine handlungsorientierte, normkonforme Struktur und sorgt dafür, dass Terminologie und Warnhinweise über alle Dokumente hinweg einheitlich bleiben.

In Unternehmen mit vielen Produktvarianten wird die Wartungsanleitung meist modular in einem Redaktionssystem gepflegt. Einzelne Wartungsschritte werden dann einmal geschrieben und in mehreren Anleitungen wiederverwendet – das senkt den Pflegeaufwand und verhindert, dass sich Varianten inhaltlich auseinanderentwickeln.

CARSTENS + PARTNER erstellt Wartungs- und Betriebsanleitungen für Maschinen- und Anlagenbau seit 1984. Mehr dazu auf der Seite Technische Redaktion.

Häufige Fragen zur Wartungsanleitung

Muss die Wartungsanleitung in der Landessprache vorliegen?
Ja. Informationen, die der Betreiber zum sicheren Betrieb benötigt, müssen in der Amtssprache des Landes vorliegen, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird.

Wie lange muss eine Wartungsanleitung verfügbar sein?
Üblich ist die Bereitstellung über die gesamte erwartbare Lebensdauer des Produkts. Bei Maschinen sind Zeiträume von zehn Jahren und mehr die Regel, weshalb auch Archivierung und Versionierung Teil des Dokumentationsprozesses sind.

Darf die Wartungsanleitung rein digital bereitgestellt werden?
Unter der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird die digitale Bereitstellung zum Regelfall. Auf Verlangen des Kunden muss der Hersteller die Informationen jedoch weiterhin kostenlos in Papierform nachliefern.