C+P: Umsetzung der ISO 17100

Projektdetails

Branche

Übersetzungsabteilung, Vendor Management

Zeitraum

Seit 2019

Projektname

Umsetzung der ISO 17100

C+P ist ein Münchner Familienunternehmen mit 40-jähriger Erfahrung im Bereich der Erstellung und Übersetzung von Technischen Dokumentationen. Im Übersetzungsbereich arbeitet C+P mit hochqualifizierten und erfahrenen Fachübersetzern zusammen. Viele beherrschen sowohl die Ausgangssprache Deutsch als auch Englisch und alle übersetzen ausschließlich in ihre Muttersprache. Die Qualität der Übersetzungen wird aus Sicht von C+P maßgeblich durch das Prinzip der Stammübersetzer gesichert: So werden für jedes Sprachpaar eines Kunden ein bis zwei Stammübersetzer vorrangig mit den Projekten des Kunden beauftragt. Auf diese Weise können die Übersetzer im Laufe der Jahre ihr Fachwissen über Produkteigenschaften, Terminologie und Prozesse stets vertiefen. Zusätzlich wird eine kontinuierliche interne Qualitätsprüfung durchgeführt, die sicherstellt, dass die Stammübersetzer für jedes einzelne Projekt alle Vorgaben aus dem Auftrag richtig umsetzen. Seit 2019 vereint C+P diese bewährten Qualitätsvoraussetzungen mit den Grundsätzen der DIN EN ISO 17100 für Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen und passt sein Vendor Management entsprechend an.

Impressionen

Herausforderung

Wie Experten hervorheben, ist die Kernkompetenz von Übersetzungsagenturen nicht die Übersetzung, die vom Übersetzer durchgeführt wird, sondern die Projektleitung, das Vendor Management und die Beratung.

Diese drei Kernaufgaben stellen für den Kunden einen klaren Mehrwert dar, wenn er sich zur Zusammenarbeit mit einer Agentur entscheidet. Dem Vendor Management und der Projektleitung wird auch von der DIN EN ISO 17100 für Anforderungen an qualitativ hochwertige Übersetzungsdienstleistungen eine zentrale Rolle eingeräumt.

Die Norm bestimmt die erforderlichen Qualifikationen der internen und externen Mitarbeiter. So sollen Übersetzer einen Hochschulabschluss auf dem Gebiet des Übersetzens nachweisen können. Alternativ den Hochschulabschluss auf einem anderen Gebiet, wenn zwei Jahre Berufserfahrung im Übersetzen bestehen, oder fünf Jahre vollzeitige Berufserfahrung auf dem Gebiet des Übersetzens. Die Qualifikation der Übersetzer muss jederzeit für Kunden und Auditoren dokumentiert und nachweisbar sein.

Agenturen sollen mit ihren Übersetzern Verträge abschließen, welche die Rahmenbedingungen der freiberuflichen Zusammenarbeit sowie die Verschwiegenheitspflicht klarstellen. Übersetzer sollen für jedes Projekt einen Auftrag erhalten, in dem alle Details zum Projekt sowie die genaue Beschreibung der Leistung und erwarteten Qualität eindeutig dargestellt werden, selbst wenn sie als Stammübersetzer mit dem Kunden und den Produkten vertraut sind.

Planung

Für die Qualifikation der Übersetzer sollten zusätzlich auch ihre Fachkompetenzen erfasst werden. Für eine Bestandaufnahme der vorhandenen Ressourcen wurden in einem ersten Schritt die Kunden von C+P analysiert und in über 40 Fachbereiche unterteilt. Die Besonderheit ist, dass es sich nicht um allgemeine Fachbereiche wie Maschinenbau oder Medizintechnik handelt, sondern präzise Fachbereiche, welche die Produkte der Kunden genau widerspiegeln.

Zusätzlich wurden auch die übersetzten Textsorten ermittelt:

technische Anleitungen
Software
juristische Texte
Marketingtexte
Schulungsunterlagen

Diese entsprechen oft der Ausbildung der Übersetzer. Die Verknüpfung der Bestellungen unserer Kunden mit den ausgeführten Aufträgen der Übersetzer ermöglichte es, für alle Stammübersetzer ein genaues Profil zu erstellen. Das System sollte auch auf neue Übersetzer übertragen werden, mit dem Ziel eine perfekte Übereinstimmung zwischen Kundenanforderungen und Fachübersetzern zu ermitteln. Um solch komplexe Daten zuverlässig zu verknüpfen und um gleichzeitig seinen hohen Ansprüchen für IT-Sicherheit gerecht zu werden, hat C+P beschlossen, eine eigene Datenbank zu entwickeln.

Ablage aller erforderlichen Unterlagen der Übersetzer
Analyse der Kunden-Fachbereiche und Textsorten
Erstellung einer Übersetzer-Datenbank
Verknüpfung von Übersetzer-Fachkenntnissen und Kundenanforderungen
Beauftragung mithilfe der Datenbank, kontinuierliche Qualitätskontrollen

Unsere Lösung

Ohne auf die eigenen Erfahrungen und bewährten Qualitätsansprüche zu verzichten, nutzt C+P die Vorteile des normbasierten Vendor Managements. Die Beauftragung der im Vendor Management geprüften und freigegebenen Übersetzer erfolgt über die C+P Datenbank. Die Informationen sind für alle Projektleiter erreichbar und ihre Vertretungen können schneller und zuverlässiger auf Kundenanfragen reagieren. Jeder Auftrag enthält für den Übersetzer sehr genaue Informationen zur Sprachrichtung, zum Tool, Umfang, Liefertermin, möglichen Terminologievorgaben, Qualitätskontrollen und Ansprechpartner für ihre Fragen.

Es ist einfach, die Entwicklung der Zusammenarbeit mit den Übersetzern zu verfolgen und nachzuweisen welche Fachbereiche sie beherrschen. In Urlaubszeiten kann der zweite Stammübersetzer einspringen, sodass keine Verspätungen entstehen. Bei größeren Projekten, die ein Einzelübersetzer nicht bewältigen kann, stellt C+P Übersetzer-Teams zusammen, die in einem gemeinsamen Translation Memory arbeiten.

Es freut uns immer wieder, wenn sich unsere Übersetzer zufrieden über die Zusammenarbeit mit C+P und Ihnen als Kunden äußern. Viele Übersetzer kennen wir persönlich und wir folgen ihrem Werdegang. Mehrere Übersetzer arbeiten seit über 20 Jahren kontinuierlich mit C+P zusammen. Das nennen wir Dienstleistung für Sie als Kunden und Zusammenarbeit hier mit und bei C+P.