Ein Ersatzteilkatalog ist ein Informationsprodukt, das alle nachbestellbaren Bauteile einer Maschine oder Anlage systematisch abbildet. Er verbindet eine grafische Darstellung – meist eine Explosionsdarstellung – mit einer Stückliste, die Positionsnummern, Artikelnummern, Benennungen und Mengen enthält. Ziel des Ersatzteilkatalogs ist, dass Servicepersonal und Betreiber ein benötigtes Teil eindeutig identifizieren und fehlerfrei bestellen können. Er ist damit Teil der Technischen Dokumentation und zugleich ein Vertriebsinstrument des Ersatzteilgeschäfts.
Inhalt
Wie ist ein Ersatzteilkatalog aufgebaut?
Der klassische Aufbau folgt der Baugruppenstruktur der Maschine. Jede Baugruppe erhält eine Darstellung und eine zugehörige Stückliste.
Die grafische Darstellung ist in der Regel eine Explosionszeichnung, in der die Bauteile auseinandergezogen dargestellt sind. Jedes Teil trägt eine Positionsnummer, die in der Stückliste wieder auftaucht. Diese Verknüpfung ist das eigentliche Funktionsprinzip des Katalogs.
Welche Formen gibt es?
Drei Ausprägungen sind verbreitet und unterscheiden sich vor allem im Pflegeaufwand:
- Gedruckt oder als PDF: einfach zu erstellen, aber statisch. Änderungen erfordern eine neue Fassung, und die Zuordnung zur konkreten Maschine ist Handarbeit.
- Interaktiv im Browser: Klick auf ein Bauteil springt zur Stücklistenposition und zurück. Suche nach Artikelnummer oder Benennung ist möglich.
- 3D-basiert: Die CAD-Daten werden direkt genutzt, das Modell lässt sich drehen und Baugruppen einzeln einblenden.
Der Nutzenunterschied wird an der Fehlbestellquote sichtbar. Statische Kataloge führen regelmäßig zu Bestellungen des falschen Teils, weil die Zuordnung zur konkreten Maschinenvariante unklar bleibt.
Wie entsteht ein Ersatzteilkatalog?
Die Datengrundlage kommt aus der Konstruktion. Aus dem CAD-Modell werden die Darstellungen abgeleitet, aus der Stückliste des ERP-Systems die Artikeldaten.
- Struktur festlegen: Welche Baugruppen bilden die Gliederung?
- Darstellungen aus den CAD-Daten erzeugen und für den Servicezweck vereinfachen.
- Positionsnummern vergeben und mit den Artikeldaten verknüpfen.
- Verschleißteile und Serviceumfänge kennzeichnen.
- Varianten zuordnen, damit die richtige Fassung zur Maschinennummer erscheint.
Schritt zwei wird häufig unterschätzt. Eine ungefilterte CAD-Ableitung enthält Details, die für den Service irrelevant sind, und macht die Darstellung unlesbar.
Wie geht man mit Varianten um?
Varianten sind der kritische Punkt. Eine Maschine derselben Baureihe kann sich über die Jahre in Details unterscheiden, und genau diese Details entscheiden über die richtige Ersatzteilnummer.
Die belastbare Lösung ist die Zuordnung über die Maschinennummer: Der Servicetechniker gibt die Seriennummer ein und erhält den Katalogstand, der zu genau dieser Maschine gehört. Ohne diese Zuordnung bleibt die Auswahl Erfahrungssache – mit entsprechender Fehlerquote.
Welchen wirtschaftlichen Nutzen hat ein guter Katalog?
Der Nutzen liegt auf beiden Seiten. Für den Betreiber verkürzt sich die Stillstandszeit, weil das richtige Teil beim ersten Versuch bestellt wird. Für den Hersteller sinkt der Aufwand im Innendienst, der sonst Rückfragen zu Teilenummern bearbeitet.
Hinzu kommt ein Effekt, der oft den Ausschlag gibt: Ein gut auffindbarer Katalog bindet das Ersatzteilgeschäft an den Hersteller. Ist die Identifikation umständlich, weichen Betreiber auf Fremdanbieter aus – und das Ersatzteilgeschäft ist in vielen Unternehmen die margenstärkste Sparte.
Wie hängt der Katalog mit der übrigen Dokumentation zusammen?
Ersatzteilkatalog und Wartungsanleitung greifen ineinander. Die Wartungsanleitung nennt die Verschleißteile und Intervalle, der Katalog liefert die Bestellinformation dazu.
Sinnvoll ist deshalb eine gemeinsame Datenbasis für Benennungen und Positionsnummern. Weichen die Bauteilbezeichnungen zwischen Anleitung und Katalog voneinander ab, entsteht genau die Unsicherheit, die beide Dokumente eigentlich beseitigen sollen.
Häufige Fragen
Ist ein Ersatzteilkatalog gesetzlich vorgeschrieben?
Eine ausdrückliche Pflicht besteht nicht. Die Maschinenrichtlinie verlangt jedoch Angaben zu Wartung und Instandhaltung, wozu die Identifikation von Verschleißteilen gehört.
Woher kommen die Daten für einen Ersatzteilkatalog?
Die Darstellungen stammen aus den CAD-Daten der Konstruktion, die Artikeldaten aus dem ERP-System.
Was ist ein interaktiver Ersatzteilkatalog?
Ein Katalog, in dem Darstellung und Stückliste verlinkt sind: Der Klick auf ein Bauteil führt zur Position und umgekehrt.
CARSTENS + PARTNER erstellt Ersatzteilkataloge und Technische Illustrationen aus CAD-Daten. Mehr dazu auf der Seite Leistungen.
