Ein Content-Delivery-Portal ist eine Plattform, über die Technische Dokumentation nicht als Dokument, sondern als durchsuchbarer Bestand einzelner Informationseinheiten bereitgestellt wird. Nutzer erhalten darüber gezielt die Information, die zu ihrer Maschine, ihrer Rolle und ihrer aktuellen Tätigkeit passt. Die Abkürzung CDP ist gebräuchlich. Ein Content-Delivery-Portal setzt einen modularen Inhaltsbestand mit gepflegten Metadaten voraus und ist damit die Ausgabeseite dessen, was ein CCMS auf der Erstellungsseite leistet.
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Worin unterscheidet es sich von einer PDF-Bereitstellung?
Der Unterschied liegt in der Einheit, die ausgeliefert wird. Eine PDF-Bereitstellung liefert Dokumente; der Nutzer muss darin selbst finden, was er sucht. Ein Content-Delivery-Portal liefert Informationseinheiten und beantwortet die Frage direkt.
Damit ändert sich auch die Pflegelogik. Bei PDF-Sammlungen wird eine neue Fassung hochgeladen und die alte ersetzt. Im Portal wird ein einzelnes Modul aktualisiert und wirkt sofort in allen Zusammenhängen, in denen es erscheint.
Welche Funktionen bietet ein Content-Delivery-Portal?
Der Funktionsumfang unterscheidet sich zwischen Systemen, ein Kern ist aber üblich:
- Volltextsuche über den gesamten Inhaltsbestand statt über einzelne Dateien.
- Facettenfilter nach Produkt, Baugruppe, Tätigkeit oder Zielgruppe.
- Rollen- und Rechteverwaltung, damit Servicepartner andere Inhalte sehen als Endkunden.
- Kontexteinstieg über QR-Code oder Maschinenkennung direkt an der Maschine.
- Rückkanal für Rückmeldungen aus dem Feld an die Redaktion.
Der letzte Punkt wird selten genutzt und ist der wertvollste: Portale zeigen, wonach gesucht wurde und was nicht gefunden wurde. Damit liefert die Auslieferung erstmals Daten über den tatsächlichen Informationsbedarf zurück.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Ein Portal ist kein Ersatz für redaktionelle Arbeit, sondern verstärkt deren Qualität – im Guten wie im Schlechten. Drei Voraussetzungen sind unverzichtbar:
- Modularer Inhaltsbestand: Nur wer Inhalte in abgeschlossenen Einheiten pflegt, kann sie einzeln ausliefern.
- Gepflegte Metadaten: Ohne Verschlagwortung greifen Filter ins Leere.
- Eigenständige Verständlichkeit: Jede Einheit muss ohne den umgebenden Kontext verständlich sein.
Der dritte Punkt hat unmittelbare Folgen für den Schreibstil. Formulierungen wie „wie im vorherigen Kapitel beschrieben“ funktionieren im Portal nicht mehr.
Welche Rolle spielen Standards wie iiRDS?
Ein Portal wird erst dann herstellerübergreifend nutzbar, wenn die eingespeisten Inhalte nach einem gemeinsamen Schema beschrieben sind. Genau dafür wurde iiRDS entwickelt: Es legt fest, mit welchen Metadaten Inhalte beschrieben und in welchem Paketformat sie übergeben werden.
Für Anlagenbetreiber ist das der entscheidende Punkt. Ohne gemeinsamen Standard wird jedes Zulieferer-Dokument einzeln aufbereitet – ein Aufwand, der bei zwanzig Lieferanten nicht mehr tragfähig ist.
Wie führt man ein Content-Delivery-Portal ein?
Der häufigste Fehler ist, mit der Systemauswahl zu beginnen. Sinnvoller ist die Reihenfolge:
- Nutzungsszenarien klären: Wer sucht was, in welcher Situation, an welchem Gerät?
- Metadatenmodell festlegen, abgeleitet aus diesen Szenarien.
- Inhaltsbestand prüfen und dort modularisieren, wo es die Szenarien verlangen.
- System auswählen, das zum Metadatenmodell passt.
- Mit einem Produktbereich starten statt mit dem Gesamtbestand.
Für wen lohnt sich ein Portal?
Der Nutzen steigt mit der Zahl der Varianten, der Zielgruppen und der Servicefälle. Ein Hersteller mit drei Produkten und einer Zielgruppe wird den Aufwand kaum rechtfertigen können.
Deutlich wird der Nutzen dort, wo Servicetechniker im Feld arbeiten. Die Zeit, die sie mit dem Suchen in PDF-Sammlungen verbringen, ist messbar – und sie ist der Posten, mit dem sich ein Portal in der Regel begründen lässt.
Häufige Fragen
Ist ein Content-Delivery-Portal dasselbe wie ein Redaktionssystem?
Nein. Das Redaktionssystem ist die Erstellungsseite, das Portal die Ausgabeseite. Beide greifen auf denselben modularen Inhaltsbestand zu.
Braucht ein Portal zwingend iiRDS?
Für den Betrieb mit eigenen Inhalten nicht. Sobald Inhalte verschiedener Hersteller zusammengeführt werden, wird ein gemeinsamer Standard praktisch unverzichtbar.
Ersetzt ein Portal die PDF-Anleitung?
In der Regel nicht vollständig. Rechtliche Anforderungen an eine mitgelieferte Anleitung bleiben bestehen; das Portal tritt daneben.
CARSTENS + PARTNER richtet Content-Delivery-Lösungen auf Basis von SCHEMA ST4 ein. Mehr dazu auf der Seite SCHEMA ST4 Redaktionssystem.
